¿Sabía que la Firma Electrónica se puede utilizar para suscribir contratos laborales?

El Ministerio de Trabajo emitió el 5 de diciembre de 2018 la Circular 0060 de 2018, en la cual se afirma que los contratos de trabajo escritos pueden ser suscritos a través de Firma Electrónica, incentivando a empleadores y trabajadores a avanzar en la transformación digital de las compañías, teniendo en cuenta que la CNUDMI[1] recomienda promover el reconocimiento legal de firmas electrónicas.

En razón a esto, se menciona el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, para hablar de los requisitos de la firma como un mensaje donde debe poderse identificar al iniciador del mensaje de datos y que el contenido esté aprobado por este, utilizando un método confiable y apropiado a la finalidad de la transacción electrónica. Además, el Decreto 1074 de 2015 define la firma electrónica como los “Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos […] confiable y apropiado respecto de los fines para lo que se utiliza la firma”.

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[1] Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional.

Asimismo, se explica que la firma electrónica tiene varias alternativas:

1. la firma electrónica pactada mediante un acuerdo;
2. la firma electrónica generada mediante entidad de certificación, es decir, la ofrecida a través de entidades de certificación acreditadas por la ONAC;
3. la firma digital que es, según el artículo 2, literal c) de la Ley 527 de 1999, el “valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que […] vinculando a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación”.

De hecho, la Ley citada atribuye admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos, al igual que el artículo 2.2.2.47.5 del Decreto 1074 de 2015 y el inciso 1° del artículo 243 del CGP, pues este último indica que los documentos en forma de mensajes de datos se presumen auténticos y le da validez y valor probatorio a los mismos.

Se llama la atención que, el Código Sustantivo del Trabajo no establece forma especial alguna para la celebración de contratos de trabajo, salvo disposición en contrario, en este sentido, los contratos de trabajo escritos pueden ser suscritos a través de diferentes modalidades como la firma manuscrita y la firma electrónica y digital (que son el equivalente funcional a la firma manuscrita).

Este Ministerio de Trabajo sustenta unas pautas para suscribir un contrato de trabajo:

1. Puede ser tanto con firma manuscrita como electrónica.
2. Si es de forma electrónica, se deben cumplir los requisitos del artículo 39 del CST.
   1. La cantidad de ejemplares suscritos será la cantidad de los interesados.
   1. Cláusulas que debe contener: identificación y domicilio de las partes, lugar y fecha de celebración, lugar de contrato y de prestación del servicio, naturaleza del trabajo, salario, forma y periodos de pago, estimación de su valor y duración, desahucio y terminación del contrato.
3. Incluir estipulaciones sobre las condiciones técnicas a las que se ajustarán las partes para realizar comunicaciones o intercambios electrónicos de datos.
4. La suscripción por medios electrónicos no deberá tener costos adicionales para el trabajador.

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En Protecdata, sabemos lo crucial que es para las áreas de recursos humanos gestionar correctamente la documentación de los empleados, por esto, le ofrecemos la herramienta tecnológica VOZDATA, plataforma de firmas electrónicas certificadas, que cumplen a cabalidad con los elementos de validez y equivalencia funcional establecidos en la Ley 527 de 1999, estas cuentan con un Certificado Digital emitido por una Entidad de Certificación Digital acreditada por el ONAC , por lo que, el tener un tercero de absoluta confianza como nosotros, le va a atribuir rigurosidad y seguridad jurídica a la firma electrónica de sus contratos laborales, entre otros documentos de su compañía.

De hecho, el Decreto 526 de 2021 establece que los contratos de trabajo firmados electrónicamente deberán ser conservados mediante un mecanismo tecnológico que “garantice la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos.”. La herramienta VOZDATA ayudaría a las áreas encargadas en las compañías de crear y suscribir documentos electrónicos que cuentan con toda la validez jurídica, durante su realización y después de ser realizados, para su conservación digital.

REFERENCIA.

Circular No. 0060 de 2024 [Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social]. Suscripción de contratos de trabajo mediante firma electrónica. 5 de diciembre de 2018.